Trong công việc và học tập, nhiều khi bạn cần tổng hợp nhiều tài liệu rời rạc thành một file duy nhất để dễ quản lý. Lúc này, cách gộp file PDF chính là giải pháp nhanh chóng, tiện lợi và hữu ích. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể kết hợp nhiều file PDF thành một, giúp tiết kiệm thời gian, sắp xếp khoa học và chia sẻ dễ dàng hơn trên mọi thiết bị.
Nội dung chính:
1. Tại sao cần biết cách gộp file PDF?
Ngày nay, PDF là định dạng tài liệu được sử dụng rộng rãi bởi tính bảo mật, gọn nhẹ và khả năng giữ nguyên định dạng khi mở trên nhiều thiết bị. Tuy nhiên, không ít lần bạn nhận được nhiều file rời, gây bất tiện khi chia sẻ hoặc lưu trữ. Lúc này, việc nắm được cách gộp file PDF sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì mở từng file, bạn chỉ cần thao tác trên một tài liệu duy nhất.
- Dễ quản lý: Một file tổng hợp giúp tìm kiếm nhanh chóng, tránh tình trạng sót tài liệu.
- Thuận tiện chia sẻ: Việc gửi một file PDF duy nhất chuyên nghiệp và gọn gàng hơn nhiều.
- Hỗ trợ học tập và làm việc nhóm: Khi cần nộp báo cáo, tài liệu tổng hợp, gộp PDF là lựa chọn tối ưu.
2. Cách gộp file PDF trên máy tính
2.1. Gộp file PDF trực tuyến bằng công cụ online
Hiện nay có nhiều website hỗ trợ gộp file PDF hoàn toàn miễn phí và nhanh chóng, tiêu biểu như:
- Smallpdf: Chỉ cần kéo thả các file vào, sắp xếp thứ tự và nhấn “Merge”. Ưu điểm là tốc độ nhanh, giao diện thân thiện.
- iLovePDF: Hỗ trợ gộp file trực tuyến, có thể thêm tài liệu từ Google Drive hoặc Dropbox. Ngoài ra, còn cung cấp tính năng nén, chuyển đổi định dạng.
- PDF24 Tools: Nổi bật bởi tính năng bảo mật cao, file được xử lý và xóa khỏi hệ thống trong thời gian ngắn.
- Adobe Acrobat Online: Sản phẩm từ chính “cha đẻ” PDF, cho phép gộp file trực tiếp trên trình duyệt.
Ưu điểm của cách này là dễ dàng, không cần cài đặt, phù hợp khi bạn chỉ cần gộp file nhanh. Tuy nhiên, nếu tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm thì nên cân nhắc do vấn đề bảo mật.
2.2. Gộp file PDF bằng phần mềm offline
Nếu thường xuyên làm việc với PDF, việc cài đặt phần mềm chuyên dụng sẽ tiện lợi và an toàn hơn. Một số công cụ được đánh giá cao:
- Adobe Acrobat DC: Phần mềm toàn diện, hỗ trợ gộp file, chỉnh sửa, ký số và chuyển đổi định dạng. Tuy nhiên, đây là phần mềm trả phí.
- PDFsam Basic: Ứng dụng mã nguồn mở, miễn phí, cho phép gộp, tách, xoay trang PDF dễ dàng.
- PDF24 Creator: Hỗ trợ trên Windows, có thể gộp, chỉnh sửa, thêm watermark, bảo mật file.
- Preview trên macOS: Người dùng Mac có thể mở file bằng Preview, kéo thả thêm các file khác và lưu lại thành một PDF hoàn chỉnh.
Ưu điểm của phần mềm offline là an toàn hơn, không cần Internet, phù hợp cho người làm việc với tài liệu mật hoặc số lượng lớn.
3. Cách gộp file PDF trên điện thoại
Không chỉ trên máy tính, điện thoại thông minh cũng có thể giúp bạn ghép file PDF dễ dàng, đặc biệt khi cần thao tác nhanh.
3.1. Dùng ứng dụng chuyên dụng
- iLovePDF (iOS & Android): Ứng dụng miễn phí, hỗ trợ gộp, nén, chuyển đổi PDF, giao diện thân thiện.
- Adobe Acrobat Reader: Không chỉ để đọc file, ứng dụng còn cung cấp tính năng gộp PDF khi đăng ký tài khoản.
- Xodo PDF: Ứng dụng mạnh mẽ, có thể chú thích, ký, chỉnh sửa và gộp file nhanh chóng.
3.2. Gộp file PDF trên iPhone không cần ứng dụng
Người dùng iOS có thể gộp file PDF trực tiếp trong ứng dụng Tệp (Files):
- Chọn nhiều file PDF cần ghép.
- Nhấn biểu tượng ba chấm và chọn “Tạo PDF”.
- Hệ thống sẽ tạo file mới, bạn có thể đổi tên và lưu lại.
Ngoài ra, Apple còn cung cấp phím tắt (Shortcut) Merge PDFs, chỉ cần tải về là bạn có thể gộp file trong tích tắc.
3.3. Gộp file PDF trên Android
Người dùng Android có thể sử dụng ứng dụng Adobe Acrobat online hoặc Microsoft 365 mobile app. Với vài bước đơn giản, bạn có thể ghép nhiều file ngay trên điện thoại và lưu lại trên cloud để truy cập mọi lúc.
4. So sánh các phương pháp gộp file PDF
| Phương pháp | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Công cụ online (Smallpdf, iLovePDF…) | Nhanh, miễn phí, không cần cài đặt | Cần Internet, lo ngại bảo mật |
| Phần mềm offline (Acrobat, PDFsam…) | Bảo mật, nhiều tính năng nâng cao | Cần cài đặt, đôi khi trả phí |
| Ứng dụng mobile (iLovePDF, Adobe…) | Tiện lợi, thao tác nhanh | Một số app giới hạn chức năng |
| Tích hợp sẵn (Preview, Tệp iOS) | Không cần tải thêm, dễ dùng | Tính năng còn cơ bản |
Tùy nhu cầu mà bạn chọn phương pháp phù hợp. Nếu chỉ gộp nhanh vài file, công cụ online là lựa chọn lý tưởng. Nếu thường xuyên xử lý PDF quan trọng, phần mềm offline sẽ an toàn và chuyên nghiệp hơn.
5. Lời khuyên khi gộp file PDF
- Kiểm tra thứ tự file trước khi gộp: Đảm bảo tài liệu hiển thị đúng logic.
- Giữ lại bản gốc: Tránh trường hợp cần chỉnh sửa hoặc khôi phục.
- Cân nhắc bảo mật: Không nên tải file nhạy cảm lên website không rõ nguồn gốc.
- Sử dụng công cụ uy tín: Ưu tiên Adobe, Smallpdf, iLovePDF để đảm bảo chất lượng.
6. Kết luận
Việc nắm được cách gộp file PDF sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc và quản lý tài liệu dễ dàng hơn. Dù sử dụng công cụ online, phần mềm trên máy tính hay ứng dụng di động, tất cả đều rất đơn giản và tiện lợi. Hãy chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và tình huống của mình để có được trải nghiệm hiệu quả, an toàn và nhanh chóng nhất khi xử lý PDF.
Thử công cụ merge pdf của FILPDF ở filpdf.com/vi/merge-pdf, rất gọn nhẹ.